L'Ufficio Protocollo ha il compito di ricevere, registrare, classificare e smistare la corrispondenza indirizzata ai vari uffici del Comune. L'ufficio, successivamente alla ricezione, protocolla tutti i documenti in arrivo attraverso i vari canali: posta , PEC, e-mail, sportello.
La protocollazione avviene assegnando ad ogni documento un numero progressivo e classificando il documento in base al tipo di atto: per ogni documento sono annotati sul registro informatico il mittente o destinatario, l'oggetto, l'ufficio competente a trattare quel particolare argomento ed altre informazioni necessarie alla gestione interna del documento (classificazione archivistica, collegamento con altri documenti, ecc.). Al documento viene poi associato un numero che, unitamente alla data di registrazione, è trascritto sul documento stesso e lo individua in maniera inequivocabile nella serie annuale della documentazione dell'ente. La documentazione protocollata viene poi smistata agli uffici comunali competenti, che si prendono carico della trattazione e della definizione della pratica.
Presso lo stesso Ufficio è possibile anche ritirare gli atti depositati in Comune a seguito di mancata notifica.
Le principali funzioni sono:
- centralino
- assegnazione dei protocolli alla corrispondenza (cartacea o elettronica) in entrata e in uscita
- smistamento posta nei vari uffici
- ritiro atti depositati presso la Casa Comunale a seguito di mancata notifica.
Modalità di consegna della corrispondenza:
- trasmissione alla mail protocollo@comune.uri.ss.it
- trasmissione alla PEC protocollo.uri@pec.comunas.it
- consegna a mano allo sportello negli orari di apertura al pubblico dell'ufficio
- spedizione postale indirizzata a Comune di Uri, via Sassari n. 99, 07040 Uri (SS)
